Liquiditätsplanung erstellen: Cashflow im Unternehmen sichern

Die Finanzen von jedem Unternehmen bestehen aus einem Zusammenspiel zwischen Einnahmen und Ausgaben. Die daraus resultierende Liquidität bzw. der Cashflow ist quasi die Lebensader des Unternehmens. Im Idealfall sind die Einnahmen dabei höher als die Ausgaben, sodass genug Geld für Wachstum und weitere Investitionen vorhanden ist. Gerade bei Neugründungen ist das nicht immer gegeben, da bei einem neuen Unternehmen zunächst initiale Investitionen anfallen, die erst im Laufe der nächsten Wochen oder Monaten wieder reingeholt werden.

“Never take the eyes of the cashflow, it is the lifeblood of your business.”

Richard Branson

Es ist ganz normal, dass es bei Neugründungen oder laufenden Unternehmen zu Zeiträumen kommt, in denen die Ausgaben nicht mit den Einnahmen und dem verfügbaren liquiden Geld gedeckt werden können. Das bedeutet, das Unternehmen ist in diesem Zeitraum zahlungsunfähig, da es bestehende Forderungen nicht mit eigenem Kapital decken kann. In der Fachsprache nennt man diesen Zustand auch Liquiditätsengpass oder Unterdeckung. 

Wenn es überraschend zu einem solchen Engpass kommt, ist das problematisch. Das Unternehmen hat keinen Cashflow und ist nicht in der Lage zu funktionieren, weil z.B. Produkteinkäufe nicht mehr gezahlt werden können. Wenn man aber vorausplant und weiß, wann es zu solchen Engpässen kommen wird, kann man entsprechend reagieren und Lösungen finden, wie z.B. alternative Zahlungskonditionen mit dem Herstellern zu verhandeln oder einen Kredit aufzunehmen. 

Die Vorausplanung der Liquidität, also der verfügbaren Geldmittel, erfolgt durch den sogenannten Liquiditätsplan, den jedes Unternehmen mindestens einmal im Monat ausfüllen sollte. In diesem Artikel wird es darum gehen, wie man einen einfachen Liquiditätsplan erstellt und welche Posten und Zahlungen dabei eine wichtige Rolle spielen. Am Ende des Artikels gibt es noch ein konkretes Beispiel zum Thema Liquiditätsplan für E-Commerce, mit direktem Bezug zu Amazon FBA. Hier werden die einzelnen Posten nämlich etwas komplexer, als wenn man z.B. im Dienstleistungsbusiness ist. 

Was ist ein Liquiditätsplan? 

Unter liquiden Mitteln versteht man das Geld, auf welches man direkten Zugriff hat. Es spielt also eine große Rolle bei dem Begleichen von Forderungen bzw. Betriebskosten. Nicht zu verwechseln ist die Liquidität mit den tatsächlichen Gewinnen oder Umsätzen, denn bei der Liquidität geht es wirklich nur um das Geld, welches sich tatsächlich auf dem Konto befindet. Man könnte auch sagen, ein Liquiditätsplan ist ein etwas komplexerer Kontoauszug. 

Zusätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten für die Liquiditätsplanung. Die einfache Liquiditätsplanung sollte aber jedes Unternehmen unabhängig von Rechtsform oder Geschäftsmodell, gewissenhaft erledigen. Das bedeutet, man erstellt jeden Monat eine Liquiditätsplanung für die nächsten vier bis sechs Monate. So sieht man immer, wann es zu Engpässen kommen könnte und kann demnach rechtzeitig nötige Maßnahmen ergreifen. 

Die Liquiditätsplanung eignet sich vor allem, um bestimmte Szenarien miteinander zu vergleichen. Dafür kann man die Vorlage des echten Liquiditätsplans kopieren und z.B. die Auswirkung von Fremdkapital auf den Kontostand der nächsten Monate überprüfen.

Besonders für die Beantragung von Fremdkapital bei einer Bank, sei es für die Gründung, neue Investitionen oder laufende Kosten, muss immer ein aktueller Liquiditätsplan vorgelegt werden. Dieser bezieht sich dabei nicht auf die nächsten vier Monate, sondern auf die nächsten drei Jahre. Hier geht es darum, dass die Bank genau sieht und nachverfolgen kann, was mit dem Fremdkapital passiert und wie hoch die Erfolgschancen des Geschäfts stehen. 

Drei Jahre sind natürlich ein langer Zeitraum und man wird die Bewegungen am Konto niemals 1:1 im Voraus abbilden können. Auch die Bank weiß, dass es sich bei einem Liquiditätsplan um Prognosen handelt, die sich an verschiedenen Anhaltspunkten orientieren. Bestehende Unternehmen können hier gut mit eigenen Erfahrungswerten aus der Vergangenheit arbeiten, während sich Neugründer auf Branchenkennzahlen, Standortanalysen, Marktrecherchen, saisonale Effekte und Statistiken berufen müssen. 

Wie man einen einfachen Liquiditätsplan erstellen kann, wird im nächsten Kapitel erklärt. 

Elemente eines Liquiditätsplans

Die Komplexität eines Liquiditätsplans hängt stark vom Geschäftsmodell und der Größe des Unternehmens ab. Je mehr Posten es zu beachten gibt, desto komplizierter bzw. umfangreicher wird die Vorausplanung der Liquidität. Wenn man z.B. nur ein Produkt anbietet, ist die Liquiditätsplanung recht übersichtlich. Wenn man hingegen 5 Produkte, vielleicht sogar über mehrere Marktplätze in verschiedenen Ländern verkauft, ist die Liquiditätsplanung um einiges komplexer. Ein konkretes Beispiel eines E-Commerce Liquiditätsplans befindet sich am Ende des Artikels. 

Bevor es an die Umsetzung eines einfachen, aber korrekten Liquiditätsplans geht, sollte man sich nochmal den Grundsatz der Liquiditätsplanung einprägen: 

Kontostand + Einnahmen – Ausgaben = Liquidität 

Der Liquiditätsplan prognostiziert alle Geldein- und Ausgänge in einem bestimmten Zeitraum auf monatlicher oder wöchentlicher Basis. Für Geldein- und Ausgänge werden separate Tabellen erstellt, sodass man immer genau sieht, aus welchen Posten bzw. Beträgen sich die entsprechende Summe zusammensetzt. 

1. Ausgaben planen

Da es sich bei folgendem Beispiel um ein bestehendes Produkt handelt, sind Kosten wie Produktbilder oder Verpackungsdesign schon abgehakt. 

Amazon Kosten: Wenn Produkte auf Amazon verkauft werden, fällt in den meisten Fällen eine Verkaufsgebühr in Höhe von 15 % des Verkaufspreises an. Zusätzlich dazu entstehen Lager- und Versandkosten. Diese Kostenpunkte werden aber direkt von Amazon eingezogen und nicht auf das verbundene Girokonto überwiesen. Das bedeutet, sie spielen bei der Berechnung der Ausgaben im Liquiditätsplan keine Rolle, weil sie nur bei Verkauf entstehen und zu keinem Zeitpunkt auf dem Geschäftskonto landen. 

Fixkosten: Die Fixkosten entstehen bei Amazon in den meisten Fällen durch diverse Tools. Wie im obigen Beispiel werden diese zusammenaddiert und als Fixkosten in der Tabelle angegeben. 

Warenbestellung: Dieser Punkt ist bei Amazon FBA etwas komplexer, weil in den meisten Fällen mit asiatischen Herstellern zusammengearbeitet wird. Um diesen Kostenpunkt exakt prognostizieren zu können, muss man wissen, wie oft das Produkt pro Monat verkauft wird, wie lange der Hersteller zum Produzieren braucht und wie lange der Versand von Deutschland nach China dauert. Ein typischer Zeitraum von Bestellung bis Ankunft der Ware sind 6 – 8 Wochen. 

Wenn man weiß, wie viele Produkte pro Monat verkauft werden, kann man den Zeitpunkt der Nachbestellung voraussehen. Dort bezahlt man meistens nicht den ganzen Betrag, sondern erstmal 50 %. Die anderen 50 % dann z.B. einen Monat später, wenn die Ware versandbereit ist. Dann beauftragt man einen Logistiker. Hier kommt es wieder drauf an, welche Zahlungsvereinbarung mit dem Logistiker getroffen wurde. Bei manchen Spediteuren ist es beispielsweise so, dass die Rechnung inkl. Einfuhrumsatzsteuer und Zoll nach Ankunft der Ware bezahlt werden muss, also wieder einen Monat später. Ggf. kommt vor dem Versand noch eine Qualityinspection dazu. 

Zusammengefasst braucht man für die Planung der Kosten einer Nachbestellung: 

• Einkaufspreis 
• Bestellmenge 
• Produktionszeit 
• Versandkosten 
• Paketmenge 
• Maße, Gewicht 
• Qualitätskontrolle
• Lieferzeitpunkt
• Genauer Zollsatz
• Einfuhrumsatzsteuer 

Werbekosten: Amazon bietet eine interne Möglichkeit, seine Produkte auf der Plattform zu bewerben, also weiter oben in den Suchergebnissen auszuspielen. Mit Amazon PPC (Pay-per-Click) kann man auf einzelne Suchbegriffe einen bestimmten Betrag bieten und zahlt pro generiertem Klick auf die jeweilige Werbeanzeige. Mehr dazu in diesem Artikel: Erfolgreiche Amazon PPC-Kampagnen schalten

PPC-Kosten sind ohne Erfahrungswerte nur schwer zu prognostizieren, weshalb man am Anfang je nach Marge pro Produkt einen Betrag zwischen 0,80 € und 1,50 € einplanen sollte. Natürlich gibt es auch sehr umkämpfte oder leere Nischen, in welchen höhere oder niedrigere Kosten anfallen. 

Wer aber bereits ein Produkt online hat, weiß ungefähr, mit welchen PPC Kosten er pro Verkauf rechnen kann. Dafür kann man z.B. die PPC-Kosten pro Monat der letzten drei Monate jeweils durch die Verkäufe im entsprechenden Monat teilen. So sieht man auch, ob sich der Werbebetrag pro Produkt in eine positive oder negative Richtung entwickelt. Da Werbekampagnen jeden Monat optimiert werden, sollten sich die Kosten pro Klick langfristig reduzieren. 

Bei Werbeausgaben hat man die Möglichkeit, diese über eine Kreditkarte oder das Konto abbuchen zu lassen. Das ist insofern ein Vorteil, als das einem das Geld zunächst zur Verfügung steht, weil man bei Kreditkarten ein verlängertes Zahlungsziel von z.B. einem Monat hat. Man kann also auf mehr Geld zugreifen, da man die Werbekosten immer nur einmal pro Monat bezahlen muss. 

Steuern: Im Amazon FBA Business fallen dieselben Steuerpflichten an, wie in jedem anderen Business auch. Das bedeutet, als Einzelunternehmer zahlt man Umsatzsteuer auf jedes verkaufte Produkt. Um diese Kosten planen zu können, muss man also wissen, wie viele Einheiten pro Produkt im entsprechenden Planungszeitraum verkauft werden. Daraus ergibt sich ein Brutto-Umsatz, von dem man die 19 % Umsatzsteuer abführen muss. 

Um die zukünftigen Verkäufe möglichst genau zu schätzen, sollte man mit einem Tool wie Helium 10 arbeiten. Mit der Chrome-Extension X-Ray von Helium 10 lassen sich Amazon-Ergebnisseiten auslesen, sodass man sieht, welche Produkte sich wie oft in welchem Zeitraum verkaufen. Das ist besonders wichtig, wenn man ein neues Produkt auf den Markt bringt, da die erste Bestellmenge von diesen Daten abhängt. Aber auch aktive Seller, die ihr Produkt vielleicht erst 6 Monate online haben, finden mit X-Ray Angaben zu Saisonalitäten und können nachverfolgen, wie sich die Verkaufszahlen in Bezug auf die Anzahl an Bewertungen verändert. 

Wichtig: Wenn man die Umsatzsteuer berechnet, darf man nicht einfach 19 % vom Brutto-Umsatz nehmen und abziehen, da der Brutto-Umsatz die 19 % Umsatzsteuer schon beinhaltet. Angenommen ein Produkt kostet netto 10 €, dann fallen darauf 19 % Umsatzsteuer an. Das Produkt kostet für den Kunden also 11,90 €. Würde man jetzt von den 11,90 € 19 % nehmen, käme man auf 2,26 € Umsatzsteuer. Der Rechenweg, um von Brutto zu Netto zu kommen ist Verkaufspreis geteilt durch 1,19. Von Netto zu Brutto gelangt man entsprechend über Verkaufspreis x 1,19. 

Wie man den zu zahlenden Umsatzsteuerbetrag, sowie alle weiteren Steuern berechnen kann, wird in diesem Artikel genauer erklärt: Steuern bei FBA 

2. Einnahmen planen

Plant man die Liquidität bei einem Amazon Business, beziehen sich die Einnahmen immer auf den Auszahlungsbetrag, also nicht den tatsächlichen Umsatz. Um den korrekten Auszahlungsbetrag zu berechnen braucht man die geschätzten Verkäufe im entsprechenden Zeitraum und den Auszahlungsbetrag pro Produkt. Anschließend multipliziert man die Verkäufe mit der Auszahlung pro Produkt und erhält die korrekte Auszahlungssumme. Die Werbekosten müssen nur berücksichtigt werden, wenn sie direkt vom Amazon-Konto abgebucht werden. Für mehr Cashflow empfiehlt sich aber die Variante über eine Kreditkarte. 

Der Auszahlungsbetrag pro Produkt ergibt sich aus dem Brutto-Verkaufspreis abzüglich Amazongebühr, Lagerkosten und Versandgebühr. Da man auf Amazon immer mit Retouren rechnen muss, sollte man auch einen durchschnittlichen Wert für Rücksendekosten mit einberechnen. Wie man den exakten Betrag der Auszahlung berechnen kann, erklärt folgendes Beispiel:  

1. Amazongebühr: Die Verkäufer-Gebühr wird in Prozent berechnet und bezieht sich auf den Brutto-Verkaufspreis. In den meisten Kategorien beträgt diese 15 %, es gibt jedoch Ausnahmen in denen sie 12 % oder sogar nur 8 % beträgt. Als aktiver Verkäufer findet man den entsprechenden Wert auch im Lagerbestand. Zu einer Tabelle mit allen Gebühren je nach Kategorie gelangt man hier: Amazon Gebühren

Beispiel: Die Gebühren bei einem Produkt mit 20 € Verkaufspreis in der Kategorie Sport & Freizeit betragen 3 € (15 % von 20 € sind 3 €). 

2. Versandgebühr: Die Versandkosten kann man aus den Preistabellen von Amazon exakt berechnen. Dafür braucht man lediglich die ungefähre Größe und das Gewicht des Produkts.

Beispiel: Bei dem Sportprodukt für 20 € handelt es sich um einen Tischtennisschläger. Das Produkt kostet über 10 €, ist somit nicht für das Small & Light Programm qualifiziert, passt in einen Standard-Briefumschlag (33 x 23 x 2,5 cm) und wiegt 150 g. Die Versandkosten, sofern man das Produkt in Deutschland lagert und verkauft, betragen pro Stück 2,42 €. 

3. Lagerkosten: Die Lagerkosten werden pro Monat und Kubikmete berechnet. Für diesen Schritt braucht man also die exakte Größe seines Produkts inkl. Verpackung. Die Lagerkosten findet man ebenfalls auf der Versandkosten-Seite. Diese unterscheiden sich je nach Saison, sodass man um die Weihnachtszeit mehr Lagerkosten zahlt, als die restlichen 9 Monate unter dem Jahr. 

Die Lagergebühr für alle Produkte außer Bekleidung, Schuhe und Übergrößen beträgt unter dem Jahr 26 € pro Kubikmeter. Um die exakten Lagerkosten zu bestimmen, braucht man das Volumen, also die Größe des Produktes in Kubikmeter. Dafür rechnet man jede Länge in Meter um und multipliziert anschließend alle drei Längen miteinander. 

Der Tischtennisschläger hat eine Größe von 20 x 15 x 2 cm. In Meter wären das 0,2 x 0,15 x 0,02 m. Multipliziert man diese Werte kommt man auf: 0,0006 m³. 0,0006 x 26 € = 0,15 €. Da ein Produkt maximal rund zwei Monate im Lager verbringen sollte, wird diese Summe noch x2 genommen. Daraus ergeben sich 0,30 € Lagerkosten pro Produkt. 

Amazon FBA-Rechner von AMZ Ventures 

Spätestens, wenn es an die Kalkulation der Retourenkosten geht, wird die Rechnung ziemlich aufwendig. Wer es sich bei Ermittlung der Auszahlung inkl. Gewinn und Marge einfach machen möchte, kann sich kostenlos den FBA-Rechner von AMZ Ventures herunterladen. Dabei handelt es sich um ein Google-Sheets Dokument, mit dem man in wenigen Minuten alle wichtigen Kennzahlen rund um das Produkt auf das Komma genau berechnen kann. Dabei werden Retouren-Gebühren, Lagerkosten, Umsatzsteuer und Verkaufsgebühren automatisch kalkuliert und vom Verkaufspreis abgezogen. Man kann also auch in wenigen Sekunden prüfen, wie sich z.B. ein anderer Verkaufspreis auf die Marge auswirken würde. Hier gehts zum entsprechenden Artikel mit kostenlosem Download-Link: Zum kostenlosen FBA-Rechner 

Fazit – Liquiditätsplanung erstellen

Eine ordentliche und exakte Liquiditätsplanung ist extrem wichtig für jedes Unternehmen. Viele Unternehmer dokumentieren bzw. prognostizieren ihre Finanzen nicht richtig und stehen plötzlich an dem Punkt, an dem das Geld nicht mehr für die Fixkosten reicht. Gerade im E-Commerce bzw. dem Handel mit physischen Produkte kann das schnell passieren, weil zwischen Investment und Auszahlung oft längere Abstände liegen. 

Wer seine Liquidität plant, kann nicht nur die Entwicklung seines Unternehmens verfolgen und reflektieren, sondern erkennt auch frühzeitig, wann es zu Liquiditätsengpässen kommen könnte. Bei einer Planungszeit von 3 bis 5 Monaten im Voraus, kann man noch rechtzeitig handeln und Maßnahmen einleiten, um einer Zahlungsunfähigkeit zu entgehen. 

Gleichzeitig erkennt man durch eine vorausschauende Planung, wann das Unternehmen deutlich mehr Geld einnimmt, als es ausgibt und kann demnach neue Projekte und Investitionen vorbereiten.

Wenn man neben der Liquidität auch weitere KPIs verfolgen und planen möchte, kann man die Tabelle mit entsprechenden Feldern ergänzen. Interessant sind z.B. Angaben zum Umsatz, Gewinn, Marge oder Bestand. Je ausführlicher man seine Metriken dokumentiert, desto klarer wird der Überblick über das Unternehmen und seine Finanzen, und große Entscheidungen können mit Blick auf diesen Plan relativ schnell und ohne Risiko getroffen werden.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

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